Ai decis ca în acest an să începi și tu o afacere cu un magazin online. Dar ai tot auzit că trebuie să aibă Termeni și condiții [sic] și alte documente de acest tip.
Primul lucru pe care vreau să ți-l spun este că sintagma corectă din punct de vedere gramatical este Termene și condiții. Din păcate, imensa majoritate a oamenilor folosesc varianta greșită. Așa că, după ce citești articolul, dă-l mai departe, poate că împreună reușim să redresăm balanța în favoarea celor care aleg forma corectă.
Revenind, în articolul de astăzi o să regăsești, pe scurt, cum poți să ai un magazin online legal, ce documente trebuie să ai pe site și ce link-uri obligatorii trebuie să afișezi.
Nu uita: nu este suficient să ai un calup de documente redactate și puse pe site, ci trebuie să le și implementezi activ în firma ta, să le respecți și să construiești proceduri interne pe marginea lor. Altfel, degeaba vei avea un set de Termeni și condiții [sic] pe site, dacă nimic din ce apare în aceste documente nu este respectat în relația cu clienții magazinului tău online.
Deschide efectiv afacerea – din punct de vedere legal
Sunt foarte multe persoane care își doresc să înceapă o afacere online, însă, de cele mai multe ori, primul gând nu este înființarea efectivă a unei entități juridice – SRL sau PFA prin intermediul căreia vor gestiona afacerea.
Ca să nu desfășori activitate comercială fără autorizare și să riști sancțiuni, pregătește-ți un plan de afacere și înființează-ți un SRL sau un PFA, prin care vei gestiona magazinul online.
Despre decizia de a înființa un SRL sau un PFA am mai scris, iar înainte de a lua această decizie asigură-te că ai înțeles bine avantajele și dezavantajele fiecărei forme.
Datele entității juridice prin care desfășori activitatea magazinului tău online trebuie să figureze pe site, așa că începe cu un business plan și cu partea legală de înființare a afacerii.
Autorizații standard vs. autorizații speciale
Codul CAEN specific pentru activitatea magazinelor online este CAEN 4791 – Comerț cu amănuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin Internet.
Cu toate acestea, te rog să ai în vedere planul de afaceri pe termen mediu și lung.
Adică, încearcă să te gândești la TOATE sursele din care ai putea obține venituri și să le autorizezi.
Atenție la diferența între autorizații standard și autorizații speciale.
Autorizațiile standard sunt cele eliberate de Oficiul Național al Registrului Comerțului, iar cele speciale se eliberează de alte instituții abilitate în acest sens.
Cum e cazul bijuteriilor cu pietre prețioase, unde e nevoie de autorizație specială.
În cazul în care ești PRODUCĂTOR, adică tu faci acele produse, atunci trebuie să ai în vedere și autorizarea codurilor CAEN specifice producției pe care tu o faci efectiv.
Termeni & Condiții [sic]– redactați pentru magazinul tău online, nu copiați de pe magazine online de renume!
Acești Termeni & Condiții [sic] nu sunt doar kilometri de cuvinte fără sens ci sunt chiar CONTRACTUL încheiat între tine și fiecare utilizator al magazinului tău online.
Acest contract va stabili:
drepturile și obligațiile tale, dar și ale clientului
Politica ta de livrare a produselor sau serviciilor tale
Politica de retur a produselor
Codul de conduită care trebuie respectat atunci când utilizatorii postează comentarii, clauze care să te protejeze de anumite riscuri în cazul în care publici diverse sfaturi pe care oamenii s-ar putea să le urmeze (iar rezultatul să nu fie cel dorit!)
informații despre faptul că o copie a contractului este stocată (chiar și în format electronic) și pusă la dispoziția consumatorului
descrierea procedurii referitoare la comandă, pașii de urmat pentru a face o achiziție de produs / sau servicii
informații despre tranzacții
descrierea produselor / serviciilor oferite pe site
prețul și din ce e compus (bază + TVA / alte taxe)
informații referitor la modul de plată
informații referitor la livrarea produselor / prestarea serviciilor
dreptul de retur
informații despre proprietatea intelectuală
informații despre garanții
informații despre link-uri către alte pagini / terți
informații referitoare la plângeri, soluționarea conflictelor
informații referitoare la conținutul / comentariile publicate de consumatori
și lista poate continua în funcție de site
Practic, acești Termeni & Condiții [sic] te pot ajuta sau îți pot cauza mari pagube, în relația cu utilizatorul / clientul tău.
Aici vei publica și toate datele de identificare ale afacerii tale, în conformitate cu dispozițiile legale:
nume sau denumirea societății tale
domiciliul sau sediul afacerii tale
numerele de telefon
fax, e-mail
numărul de înmatriculare
codul de înregistrare fiscală
modalitatea de calcul a tarifelor practicate (includ / nu taxe) și multe alte informații
Aceste date trebuie să fie ușor accesibile, așadar sfatul nostru este de a posta informațiile și la secțiunea “CONTACT” a site-ului, dar și în subsolul homepage. O altă variantă chiar și mai eficientă este să-ți instalezi pe site widgetul Verified by Termene, prin care oferi acces vizitatorilor la datele de identificare ale companiei tale.
Știu că este tentant să copiezi Termenii și condițiile [sic] de la orice alt magazin online, că e la îndemână, gratis și o rezolvi rapid, dar nu face asta!
Oricât de ciudat ar suna, oricum Termenii și Condițiile [sic] AMAZON sau EMAG nu se vor potrivi în niciun fel magazinului tău, așadar gândește preventiv, eficient și pe termen lung.
Politica de livrare și retur a produselor
De la capitolul acesta se nasc cele mai multe discuții / conflicte și potențiale procese cu clienții care comandă online.
Fie că produsul comandat nu arată ca pe site, fie că pur și simplu clientul nu mai vrea produsul odată ce l-a desfăcut din ambalajul original sau produsul nu este exact ceea ce căuta clientul, trebuie să afișezi această politică online.
Totodată, termenii trebuie să fie cât mai simpli și să descrie exact procedura pe care o are de urmat clientul tău în cazul în care dorește să returneze produsul.
Te va scuti de multe telefoane pe partea de call center din partea clienților care nu știu dacă pot sau nu să returneze produsul, în ce condiții pot face asta și când și cum vor primi banii înapoi.
Există reglementat un termen limită în care se poate face returul, există produse care NU pot fi returnate, dar și reguli clare despre cum se face o procedură de retur.
Toate acestea trebuie să existe și în cadrul magazinului tău online.
